Yhdysvaltalainen huippusairaala varmistaa vereen, lääkkeisiin, rokotteisiin ja ravintoon liittyvien säännösten noudattamisen

Yhdysvalloissa toimiva sairaala, jonka terveydenhoitojärjestelmä on arvostettu maan kymmenen innovatiivisimman joukkoon kliinisen hoidon tason ja uuraauurtavan etähoidon käytön perusteella, käyttää Vaisalan viewLinc-olosuhdevalvontajärjestelmää erilaisten kohteiden valvontaan, kuten prosessilaboratorioiden, apteekkien, tutkimushuoneiden, leikkaussalien, veri- ja kudospankkien sekä elintarvikkeiden – oikeastaan kaikkien tilojen, jotka sisältävät lämpötilaherkkiä materiaaleja. Jo usean vuoden ajan viewLinc on ollut kaikkien tämän sairaalan kampusten ja klinikoiden valvontajärjestelmänä. 

Järjestelmän asennusta ja käyttöönottoa valvonut operatiivinen johtaja sanoo:

”Meillä on yli 1 500 jääkaappia ja pakastinta. Asensimme viewLincin keskitetyksi valvontajärjestelmäksi varmistaaksemme, että kaikki sairaalan osastot pystyvät tehokkaasti ja johdonmukaisesti täyttämään terveydenhoitolaitoksia sääntelevien monien eri tahojen standardit ja vaatimukset.” 

Yksi tällainen sääntelyelin on Joint Commission (JC), joka akkreditoi terveydenhuollon organisaatioita ja ohjelmia kaikkialla Yhdysvalloissa. JC voi toteuttaa ilman ennakkoilmoitusta tarkastuksia 18 ja 36 kuukauden kuluttua edellisestä täydestä tarkastuksesta (laboratorioille tämä aika on 24 kuukautta). Tavallisesti sairaalalle ei kerrota tarkastuspäivämäärää etukäteen.  Tyypillisen tarkastuksen aikana tarkastajat käyvät läpi lämpötilatiedot varmistaakseen, että lääkkeitä säilytetään tuotteen tai prosessin vaatimusten mukaisissa olosuhteissa. Joint Commissionin tarkastajat edellyttävät, että organisaatiot dokumentoivat ohjattujen lämpötilojen ylläpidon ja valvonnan prosessit. Toinen merkittävä sääntelyelin on Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), valtion virasto, joka valvoo monia liittovaltion terveydenhuolto-ohjelmia, mukaan lukien niiden tietotekniikka ja sähköisten terveystietojen käyttö. 

Lämpötilan valvonnan standardisointi 

Operatiivinen johtaja muistelee, että ennen viewLincin asennusta monilla osastoilla oli omat menetelmänsä, prosessinsa ja laitteistonsa valvontaa varten. Näin ollen olosuhdetiedot eivät olleet keskitettyjä. Jotkin olivat manuaalisia ja toiset sähköisessä muodossa, joillakin valvotuilla alueilla ei ollut hälytysjärjestelmää, ja mikään osasto ei käyttänyt standardisoituja tietojenkäsittelyn ja raportoinnin menetelmiä.  Henkilöstö saattoi esimerkiksi tarkistaa lääkejääkaapin lämpötilan klo 8 ja 20 kirjaten tiedot manuaalisesti sähköisestä lämpömittarista. Toisella osastolla laitteistossa saattoi olla sisäänrakennettuna lämpötilaa valvova anturi, ja lämpötilapoikkeamista annettiin äänihälytys. Tietojen kirjaamiseen käytettiin usein erilaisia lomakkeita, lämpötilan mittaamiseen käytettiin erilaisia laitteita ja tietojen hallintaan käytettiin erilaisia prosesseja.

Kun viewLinc oli asennettu, kaikki laitteet, tietoprosessit, raportointi ja hälytystoiminnot saatiin standardoitua sairaalan kaikissa valvotuissa ympäristöissä. Uuden lämpötilanvalvontajärjestelmän vastuuhenkilönä operatiivisesta johtajasta tuli viewLinc-järjestelmän järjestelmänvalvoja, joka johtaa viewLinciä käyttävää tiimiä sekä valvoo raportointia, hallitsee järjestelmän käyttöoikeuksia ja välittää hälytyksiä. 

Säännösten noudattaminen ja akkreditointi helpottuivat

Kun järjestelmä oli otettu käyttöön, Joint Commission tarkasti sairaalan. 

”Tarkastaja oli tyytyväinen lämpötilan valvonnan järjestelyihin, ja tämä oli meille iso voitto. Vaisala suoritti järjestelmän validoinnin osana tukisopimustamme, ja laadunvarmistus- ja laadunvalvontatiimi sekä tekninen henkilöstö, jotka allekirjoittivat validointiasiakirjat, olivat hyvin tyytyväisiä.”

ViewLinc-järjestelmää asennettaessa tämä johtaja määritti hälytykset niin, että sähköpostihälytykset sisälsivät sijaintiin perustuvat yksityiskohtaiset tiedot. Hälytysviestissä kerrotaan, missä hälytys on, mikä laitteen tila on, kelle voi soittaa ja mihin puhelinnumeroon sekä mahdollisesti mihin numeroon voi soittaa virka-aikojen ulkopuolella. ViewLinc-hälytys siirtyy valvontatiimille, joka välittää tiedot asianmukaisille henkilöille hälytysohjeiden mukaisesti. Jos laitos on suljettuna, teknikko saa välittömästi ilmoituksen, jotta hän voi tarkistaa hälytyksen. 

Pian viewLincin asennuksen jälkeen yhdessä veripankin jääkaapeista oli lämpötilapoikkeama.  Veripankki ei ollut vielä validoinut viewLinc-järjestelmäänsä, vaan käytti sekä vanhaa valvontajärjestelmää että sen rinnalla viewLinc-järjestelmää, joka odotti validointia. Henkilöstö ei huomannut vanhan järjestelmän hälytystä, mutta viewLincin dataloggeri lähetti hälytyksen valvontatiimille, joka sitten ilmoitti veripankille, missä heidän jääkaapeistaan oli lämpötilapoikkeama. Jos veripankki ei olisi saanut hälytystä viewLinciltä, arvokkaita verituotteita olisi voitu menettää. 
Operatiivinen johtaja sanoo, että keskitetyn standardoidun valvontajärjestelmän etuja ei voi liikaa korostaa. ”Huolto on selkeää, henkilöstön kouluttaminen on paljon helpompaa, työnkulkumme on yksinkertaisempi, ja raportointi sääntelyelimille on standardoitua.”

”Säännökset ja standardit vaihtelevat organisaatioiden välillä. Elintarvikkeisiin liittyy erilaisia tarpeita kuin laboratorioihin tai kliinisiin toimintoihin.  ViewLincin avulla voimme kuitenkin luoda raportteja, jotka sisältävät kaikki olennaiset tiedot viranomaisia ja akkreditointiorganisaatioita varten.” 

Erityistä huolenpitoa rokotteista

Sairaalan klinikat kuuluvat Acute Care Network (ACN) ‑verkostoon ja Vaccines for Children (VFC) ‑ohjelmaan. Operatiivinen johtaja kehitti yhteistyössä klinikoiden kanssa räätälöidyn työnkulun ja viewLinc-raportit VFC-säännösten noudattamista varten. VCF:n standardien mukaan lämpötilan valvontajärjestelmän anturit on kalibroitava laboratoriossa, joka on joko ILAC-akkreditoitu tai jollei se ole, kalibrointitodistuksessa on oltava mittaustulokset sekä ilmoitus ISO 17025 ‑standardien noudattamisesta. Kalibrointitodistusten on oltava saatavilla tarkastusta varten. ViewLincissä on toimintoja, jotka hälyttävät laitteen kalibroinnin tilasta. 

”VFC edellyttää myös, että kaikki lämpötilapoikkeamat dokumentoidaan ja lämpötilatietoja säilytetään vähintään kolmen vuoden ajan. Vähintään kolmen kuukauden lämpötilatietojen on oltava auditoijien saatavilla”, johtaja sanoo. ”ViewLincin ansiosta jokaisen rokotteiden säilytykseen käytetyn yksikön lämpötilatiedot ovat saatavilla miltä tahansa ajanjaksolta.” 

VFC:n vaatimusten mukaan varastointilämpötilatietoihin on oltava liitettynä tarkka aika, niissä on näyttävä vähimmäis- ja enimmäisarvo, ja asianomaisen henkilöstön on hyväksyttävä ne. VFC on tehnyt tarkastuksen viewLinc-järjestelmän asennuksen jälkeen, ja tarkastus meni hyvin.

Operatiivinen johtaja toteaa: ”Olemme iloisia ja helpottuneita siitä, että VFC on antanut valvontajärjestelmälle siunauksensa.”

Tämän sairaalan olosuhdevalvontajärjestelmän uudistuksen ensimmäiseen vaiheeseen kuuluivat kaikki jääkaapit ja pakastimet, ja uudistusta laajennetaan myös viiteen yhteistyösairaalaan. Toisessa vaiheessa lisättiin uusia parametreja ja sovelluksia, kuten ympäristön lämpötila ja kosteus, CO₂-pitoisuus sekä syväjääsovellukset ‑175 °C:een saakka. Nyt kun viewLinc on jo asennettuna, operatiivinen johtaja ennakoi, että järjestelmän laajennus tulee tapahtumaan sujuvasti ja tulevatkin sääntelytahojen tarkastukset onnistuvat. 

Lue lisätietoja viewLincin käytöstä sairaaloissa.