Étalonnage conforme à GxP : questions et réponses du webinaire

Voici quelques questions auxquelles nous n'avons pas eu le temps de répondre dans le webinaire :
« Étalonnage pour environnement GxP : Formulaire 483s et lettres d'avertissement »

Voyez ci-dessous la transcription de l'entretien vidéo.

[00:00:00] Aujourd'hui, l'une des présentatrices du webinaire, Heather Wade du Heather Wade Group, se joint à nous pour répondre aux questions restées en suspens dans le webinaire.

Passons immédiatement à la première question : Est-ce que le laboratoire de contrôle qualité d'une société pharmaceutique a besoin d'une certification ISO 17025 s'il ne peut pas faire état de sa conformité à cette norme ?

[00:00:54] Non, il n'existe aucune obligation à ce sujet. Il s'agit d'une norme volontaire, à moins qu'elle soit nécessaire pour d'autres raisons. J'aimerais également différencier entre le terme certification et accréditation. Ils prêtent souvent à confusion. La certification se rapporte au personnel ou à des produits. Vous pouvez avoir un enregistrement ISO 9000 ou être certifié ISO 9000 si un certificat d'enregistrement vous a été attribué. L'accréditation est une procédure différente. Il s'agit d'une évaluation plus détaillée de la compétence technique. Ainsi, si vous êtes en possession d'une accréditation ISO 17025, vous avez un certain niveau de qualité.

Cette accréditation [pertinente] englobe également : pratiquement tous les organismes d'accréditation du monde, les organisations chargées d'effectuer l'évaluation, en tant que partie tierce, les laboratoires [d'étalonnage] pour l'accréditation 17025 et tous ceux que vous pouvez aisément chercher sur Internet en saisissant le nom d'une entreprise, ou les paramètres pour lesquels une entreprise demande une accréditation. Donc, vous voulez être certain d'accéder au site Internet de cet organisme d'accréditation ou de contacter cet organisme d'accréditation afin de délivrer à une entreprise une portée d'accréditation actuelle, à jour et correcte. Que ce soit pour des tests ou l'étalonnage en application de la norme 17025. Malheureusement, il arrive que le site Internet d'une entreprise comporte une accréditation périmée ou une même une portée d'accréditation falsifiée, ou encore une fausse déclaration concernant une accréditation. Les organismes d'accréditation font le maximum pour trouver ces entreprises afin de rétablir la vérité et avertir : « Attention, cette entreprise n'est pas accréditée. Méfiez-vous. »

Autrement dit, le certificat d'étalonnage qui vous est envoyé, est pourvu du tampon du logo d'accréditation, la preuve de la traçabilité métrologique. Il y a autre chose à ne pas oublier. En regardant le certificat d'étalonnage ou le rapport de tests de plus près, vous remarquez que la portée de l'accréditation indique les mesures qui ne sont pas inclues dans cette portée. Il faut le savoir. Donc, si vous avez déboursé une somme importante pour un certificat d'étalonnage et que vous notez la présence d'astérisques indiquant que certaines mesures ne font pas partie de la portée de l'accréditation, vous devez réagir. C'est aussi important.

[00:03:47] Ok. d'accord. Question suivante. Qui définit les intervalles d'étalonnage des instruments ou appareils ?

[00:03:55] Le propriétaire du matériel est responsable et chargé de définir les [intervalles d'étalonnage]. Selon 17025, seul le propriétaire du matériel peut les spécifier. Ils ne peuvent pas être spécifiés par le laboratoire qui a effectué l'étalonnage. Le laboratoire peut uniquement faire des recommandations et dire : « C'est ce qui est souvent utilisé ». Mais, vraiment, cette décision doit être prise par le propriétaire du matériel car lui seul sait comment son matériel est utilisé et connaît les risques éventuels. C'est pourquoi il revient au propriétaire du matériel de définir ses propres intervalles d'étalonnage.

[00:04:33] Ok, passons à la question suivante. Elle a deux parties. Première partie. Quels sont les facteurs et données à utiliser pour justifier un intervalle d'étalonnage si la fréquence recommandée par un fabricant n'est pas disponible ? Deuxième partie : Est-il acceptable d'avoir des intervalles d'étalonnage différents de ceux qui sont recommandés par le fabricant de l'équipement ?

[00:04:55] Je vais répondre tout d'abord à la deuxième question. Il est tout à fait acceptable d'avoir des intervalles d'étalonnage différents de l'intervalle recommandé par le fabricant. Il est possible que vous devez faire un étalonnage tous les trois mois alors que le vendeur vous a dit : « Nous recommandons de l'étalonner une fois par an ». En effet, vous procédez à un étalonnage trimestriel car le risque de rappel d'une quantité de produit pour cause d'étalonnage incorrect est trop grand.
Ceci serait fatal pour votre entreprise, non seulement [en raison du] temps à investir, mais aussi du travail occasionné par les rappels de produit et les actions correctrices et préventives. Il s'agit donc de trouver l'équilibre entre le risque couru et les frais occasionnés par l'étalonnage. Par ailleurs, vous disposez peut-être de données sur le long terme indiquant que l'instrument est stable et qu'il suffit de le réétalonner tous les trois ans. Au lieu de [l'intervalle] de neuf mois recommandé par un fabricant. Mais vous avez besoin de ces données, et voulez avoir une forme de vérification pour cette période, pour votre propre sécurité.

Passons maintenant à l'autre question concernant les facteurs et données à utiliser pour justifier un intervalle d'étalonnage, surtout si cet intervalle n'est pas indiqué par un fabricant ? Il existe une recommandation. En fait, il y a plusieurs recommandations. Il existe une recommandation que j'ai trouvée facilement via NIST. Il s'agit plus précisément de NIST GMP 11, « Good measurement practice for assignment and adjustment of calibration intervals for laboratory standards (Bonne pratique de mesure pour l'évaluation et le réglage des intervalles d'étalonnage, en conformité avec les normes de laboratoire) ». Ainsi, les normes de laboratoire sont celles que vous utiliseriez pour étalonner tout autre matériel. Il existe également une pratique recommandée par NCSLI : «RP-1 : Establishment and Adjustment of Calibration Intervals (Établissement et réglage des intervalles d'étalonnage)». Il existe un certain nombre de bonnes pratiques que je vous recommande vivement de lire. J'ai suivi des formations et dispose d'une certaine expérience dans le réglage, la définition et l'évaluation des intervalles d'étalonnage.

[00:07:16] Au cours du webinaire, nous avons reçu de nombreuses questions sur la répétabilité et au lieu de traiter ces questions une par une, voulez-vous bien nous dire quelques mots à ce sujet ?

[00:07:29] Bien sûr. En ce qui concerne la répétabilité et l'équilibre, il y a un certain nombre de questions à ce sujet. Plusieurs personnes ont répété leur volonté de comprendre et bien comprendre ce fait, l'étalonnage d'une balance dans le respect de USP <41>. Vous effectuez l'étalonnage avec environ 5 % de la plage d'équilibrage et 100 % de la plage d'équilibrage, avec des points entre les deux. Vous n'avez pas besoin d'aller au-dessous de 5 %. En même temps, vous allez aussi vérifier l'excentricité, comment [réagit] le plateau de la balance ou la grille quand vous pesez en différents points du plateau, comparé à une charge placée au centre. Ainsi que la linéarité additive et la linéarité définie par substitution. Et enfin, la répétabilité.

La répétabilité, ce sont des mesures effectuées plusieurs fois pendant une période de temps courte par une seule personne, avec le même matériel, la même norme de référence, dans le même environnement. Cette procédure permet d'obtenir des valeurs avant et après, avant et après, etc. C'est là que, comme l'a souligné quelqu'un, il n'est pas nécessaire d'étalonner ce point, cet instrument de mesure ou cette masse car c'est le même objet qui est posé et retiré de la balance.

J'ai [participé] à un tutoriel NIST sur l'étalonnage des balances et des graduations. Là j'ai appris qu'on peut aussi utiliser un rocher pour vérifier la répétabilité de l'étalonnage car la méthode est toujours la même. Bien sûr, vous ne voulez pas prendre de pierre dans l'allée. Elle pourrait tout salir, y compris votre matériel.

La répétabilité est ce que vous allez calculer pour déterminer la dérive par défaut. La dérive par défaut est un facteur pris en compte dans l'incertitude de la mesure. Ces deux facteurs sont comparés à l'exactitude spécifiée pour votre balance. Il s'agit de la procédure qui permet de déterminer le poids minimum de l'échantillon ou le poids minimum. Ce poids minimum peut être très facilement inférieur à 5 % de la plage totale de votre balance. J'espère avoir pu vous aider un peu !

[00:10:06] Est-ce qu'il est nécessaire de poser l'étiquette sur le point de réglage ?

[00:10:22] Ok. Donc, au cours du webinaire, nous avons parlé des étiquettes d'étalonnage et des informations nécessaires à sa réalisation. Je vais aborder cette question de plusieurs manières. L'étiquette d'étalonnage, c'est-à-dire l'étiquette indiquant l'ID du matériel, la période d'étalonnage, la date de péremption et la personne ayant réalisé l'étalonnage de l'appareil, cette [étiquette] devrait être posée à un endroit bien visible du matériel.

Il n'est pas nécessaire de passer en revue les différentes vis de réglage ; les appareils n'ont pas tous des vis de réglage. Par exemple, un thermomètre de Galilée ne dispose d'aucun [moyen de réglage]. Donc, vous pourriez poser l'étiquette de manière à pouvoir relever les valeurs du thermomètre dans la plage nécessaire.

Mais, passons maintenant à un appareil pourvu d'un moyen de réglage, comme un manomètre. En effet, vous voulez une sorte de sceau d'inviolabilité que vous pourriez placer soit sur la vis de réglage, soit sur la jonction des moitiés de l'appareil. Ainsi, toute tentative de déréglage du manomètre serait visible, ces sceaux étant très fragiles. Le problème est qu'il est difficile de nettoyer ces appareils. Ce n'est pas ce que vous voulez. Vous voulez savoir si quelqu'un a essayé d'ouvrir l'appareil, de modifier son réglage intentionnellement ou non.

[00:12:05] Une autre question concernant les étiquettes d'étalonnage : Est-ce qu'une étiquette d'étalonnage doit indiquer la plage de mesure utilisée pour l'étalonnage ?

[00:12:13] Ce n'est pas nécessaire, suivant la norme ou le règlement appliqué. C'est pratique. Ce sont des informations utiles, surtout dans le cas d'étalonnages limités. Un étalonnage limité est le résultat obtenu avec un thermomètre de Galilée. Le thermomètre a une plage de mesure totale allant de zéro à 100°C. Mais disons qu'il n'est étalonné que de zéro à 50°C. Dans ce cas, ce serait pratique d'avoir une étiquette d'étalonnage indiquant qu'il s'agit d'une plage limitée, que l'appareil a été étalonné entre zéro et 50°C. Vous saurez alors qu'il ne faut pas l'utiliser au-delà de cette température.

L'exactitude fait aussi partie des valeurs à indiquer sur une étiquette d'étalonnage. Toujours en partant de notre thermomètre de Galilée, la résolution du thermomètre pourrait être de 0,5°C ou de 1°C. Mais votre exactitude pourrait s'élever à 5°C. Grâce à cette exactitude, les utilisateurs peuvent mieux comprendre ce qu'ils peuvent exiger. Ils peuvent aussi comparer cette exactitude en essayant de l'utiliser pour voir si ce thermomètre convient à leur test.

[00:13:43] Question suivante : « Que dire des laboratoires des États-Unis qui n'ont pas d'accréditation ISO 17025 mais qui affirment être couverts par leur société mère située sur un autre continent ? »

[00:14:03] Dans ce cas, que ce soit aux États-Unis, en Europe, en Asie ou ailleurs, si une société mère  se trouve dans un autre pays, tout laboratoire soumis à son accréditation devra avoir sa propre portée d'accréditation. On trouve ce phénomène dans les laboratoires qui portent le même nom mais qui sont situés dans différents états ou parfois même dans différents pays. Ils sont accrédités par le même organisme d'accréditation. Ils peuvent avoir le même numéro d'accréditation avec une mention spéciale comme XYZ123.1, XYZ 123.2 et XYZ 123.3, etc. Ainsi, chaque site aura son propre sous-identifiant : .1, .2, .3 ; ou même sa propre portée d'accréditation. Même chose pour ISO 17025 - chaque site doit avoir sa propre portée d'accréditation.

[00:15:11] Question suivante : Ce que vous avez dit sur les niveaux d'augmentation de l'incertitude me rappelle le copiage et le recopiage de vidéos. À chaque génération, la qualité diminue. Même chose pour le nombre d'instruments, entre votre instrument et un instrument soi-disant conforme à S.I, ce qui entraîne une baisse de l'incertitude. S'agit-il d'une analogie correcte ?

[00:15:34] L'analogie est correcte dans la mesure où l'incertitude de la mesure augmentera. Mais heureusement, la qualité de chaque mesure restera identique ; il s'agit toujours d'un instrument de haute qualité. Mais plus vous vous éloignez de ces comparaisons successives et de cette chaîne d'étalonnage ininterrompue, plus l'incertitude de la mesure augmentera. [L'incertitude] ne peut jamais diminuer en remontant dans la chaîne.

C'est très important. En tant qu'évaluatrice ISO 17025, c'est l'une des choses que je tiens à vérifier. Si quelqu'un revendique une incertitude de mesure sur sa portée qui est inférieure à une valeur définie au niveau des normes nationales, internationales ou primaires. C'est ce que nous recherchons.

[00:16:31] Question suivante : Pour les enregistreurs de données de température, mon spécialiste ne peut pas effectuer l'étalonnage dans ma plage de températures désirée. Pourtant, il affirme que l'appareil est capable de mesurer dans ma plage de températures. Est-ce que cela suffit ?

[00:16:46] La déclaration du spécialiste de l'étalonnage peut être interprétée comme suit : « Oui, votre instrument est capable d'effectuer des mesures au-delà de nos possibilités. » Dans ce cas, il fait probablement référence à la plage de fonctionnement. Et le laboratoire n'est sans doute accrédité que pour une plage limitée ou capable d'effectuer l'étalonnage que jusqu'à une certaine température. Il est possible que le laboratoire ne puisse étalonner que jusqu'à 200°C. Bien que vous deviez utiliser votre instrument à une température de 300°C. Vous ne pouvez pas extrapoler et partir du principe que si cela marche à 200°C, cela marchera aussi à une température de 300°C. Vous avez absolument besoin d'avoir des données d'étalonnage qui montrent que l'appareil fonctionne correctement à 300°C.

Ou à 275°C. Il n'est pas nécessaire d'avoir des points d'étalonnage à chaque température que vous mesurez. Mais la plage de fonctionnement devrait englober cette plage de températures. J'espère avoir pu vous aider un peu. Avant de passer à la question suivante, nous pouvons conclure en recommandant de chercher une autre société d'étalonnage, accréditée pour les plages dont le client a besoin, si cette société n'est pas capable de fournir les valeurs nécessaires.

[00:18:21] Question suivante : En ce qui concerne l'étalonnage des dimensions et du poids, le point zéro peut-il servir de point d'étalonnage ?

[00:18:31] Je suppose que quand ils parlent de poids, ils pensent à une balance. Quand vous étalonnez une balance, vous voulez procéder à l'étalonnage sans charge sur la balance. L'affichage est alors zéro. C'est la même chose pour le matériel de mesure dimensionnelle comme un micromètre ou un pied à coulisse, ou encore un instrument que vous pouvez bouger pour vérifier toute la plage ; vous voulez un point zéro. Quand vous le refermez entièrement, il est à zéro. Même chose pour la balance. Quand vous retirez le poids, elle se remet à zéro, n'est-ce pas ?

Il existe d'autres instruments de mesure dimensionnelle, comme les cales étalon que l'on peut considérer comme le poids dans un poids d'étalonnage. C'est un fait. Il faut comparer les instruments pour trouver ce qui convient. Dans le cas présent, il n'y a pas de point zéro car on aura toujours…2 centimètres ou la valeur de ce pied à coulisse.

[00:19:37] Question suivante : Si l'étalonnage est une comparaison à une référence donnée, quel est le terme à utiliser pour désigner la procédure d'optimisation d'un instrument en vue d'obtenir des valeurs dans une plage acceptable ?

[00:19:50] Il s'agit du réglage. Mais il n'est pas possible de tout régler. L'autre point à aborder est le — réglage [parfois impossible] du matériel. Retournons à notre thermomètre de Galilée. Vous ne pouvez pas régler un thermomètre de Galilée. Vous avez un liquide encore utilisable et devez souffler sur le thermomètre après les opérations. Mais vous pourriez appliquer un facteur de correction. Donc si vous appliquez un facteur de correction égal à, disons 3°C, il faut savoir ce que ce facteur de correction signifie. Faut-il ajouter 3°C à la valeur affichée pour obtenir la température ? Ou soustraire 3°C ? Comment écrire le facteur de correction (et l'indiquer correctement sur l'étiquette) ? S'il s'agit d'un paramètre nécessaire à la mesure finale, tout le monde doit comprendre la signification du facteur de correction et savoir comment l'appliquer.

[00:20:55] Question suivante : Si une balance étalonnée est retirée de la paillasse d'un laboratoire pour être introduite dans une armoire de biosécurité en vue du pesage d'un produit à biorisques, faut-il effectuer un étalonnage exhaustif ou est-il suffisant de contrôler le matériel ?

[00:21:14] Cela dépend de la balance. Beaucoup de balances sont suffisamment solides et stables pour être déplacées sur une paillasse, ou même entre une paillasse et une armoire de biosécurité. Dans ce cas, le déplacement doit être justifié et documenté. Cela dépend également du type de risque que vous désirez diminuer. [Par exemple], le contrôle d'un point sur l'échelle de la balance avant de la déplacer. Puis après son déplacement et sa mise en place dans l'armoire de biosécurité, afin de vérifier qu'elle est posée sur une surface plane et qu'elle affiche le poids avec l'exactitude nécessaire. Quant aux autres balances, comme par exemple la balance analytique, elles sont si sensibles qu'il suffit parfois d'une légère secousse pour qu'elle perde sa tolérance.

Ces [balances analytiques] sont des instruments vraiment sensibles qui (pour une bonne raison) ne doivent pas être déplacés avant d'avoir été étalonnés ou vérifiés. [Ceci] diminuera les risques inhérents aux procédures suivantes, définies par vos soins : « C'est ce que nous devons faire avant de retirer une balance. » [Après avoir configuré] une balance dans son nouvel emplacement, vous utilisez de nouveau votre procédure pour la réétalonner et la régler avec l'exactitude requise.

[00:22:48] Question suivante : Est-ce que les fabricants d'équipement d'origine sont obligés d'informer leurs clients si leur équipement dispose d'un étalonnage hors tolérance, effectué d'après une norme utilisée pour l'étalonnage de l'équipement du client ?

[00:23:03] Le fabricant d'équipement d'origine ou toute autre société devrait respecter les obligations contractuelles, à condition bien entendu que ceci y soit mentionné. Donc, c'est un point à vérifier au moment de la configuration, en examinant le contrat. Si une entreprise dispose d'une accréditation ISO 17025, alors oui, elle est dans l'obligation de vous informer si l'étalon utilisé était hors tolérance et s'il a été utilisé pour étalonner votre équipement dans une plage ou pour un paramètre hors tolérance. Si elle n'est pas accréditée, l'entreprise pourrait tirer un avantage en vous informant. Ceci vous permettrait d'analyser les incidences sur votre équipement.

[00:23:51] Une dernière question. Faut-il confier l'étalonnage au personnel interne de l'entreprise ou à un service d'étalonnage externe certifié ? Qu'est-il préférable ?

[00:24:06] Le recours au personnel interne de l'entreprise permet d'économiser les frais d'étalonnage. Mais, considérez également les frais de configuration d'un tel matériel dans votre entreprise. Ils seront probablement très élevés au début, mais par la suite, vos coûts d'exploitation globaux diminueront. Pour configurer un programme d'étalonnage interne, vous avez besoin de spécialistes. Vous avez également besoin du matériel pour procéder à l'étalonnage. Sans oublier un environnement propre à l'étalonnage. Et vous avez besoin de procédures validées pour ces étalonnages. Il vous faut une incertitude de mesure, une procédure pour calculer l'incertitude de mesure ainsi que les bilans d'incertitude réels. Il faut déterminer les intervalles — à quelle fréquence l'étalonnage doit-il être réalisé ? Un graphique de contrôle est un bonne méthode de suivi.

Vous avez besoin d'un système d'assurance qualité avec des audits internes. La norme ISO 17025 est recommandable pour l'étalonnage même sans accréditation. Vous pouvez l'utiliser pour assurer votre conformité. Mais pensez à la base nécessaire, aux personnes, aux locaux et aux appareils. Tout ceci constitue l'équipement. Mais il y a encore les procédures et un système de surveillance pour assurer le respect des conditions environnementales.

[00:25:41] Heather, merci beaucoup d'avoir participé à notre webinaire et d'avoir pris le temps de répondre aux questions restées en suspens. Vous pouvez assister à tout moment au webinaire enregistré avec Heather Wade et Paul Daniel.  

[00:26:26] Merci. Merci de m'avoir donné la possibilité de participer à ce webinaire. Nous continuerons à nous adresser aux personnes qui ont envoyé des questions auxquelles nous n'avons peut-être pas encore répondu, ou aux personnes dont les problèmes ont déjà été éclaircis dans le cas où vous ne verriez pas ces Questions et réponses. Encore une fois, merci. N'hésitez pas à me contacter à l'adresse www.heatherwadegroup.com/. Nous ferons le maximum pour vous aider.