Capteurs qui ne respectent plus les spécifications, points chauds/froids des incubateurs et réglementation 21 CFR Part 11

Transcription modifiée ci-dessous

Dans cette interview vidéo, Vaisala Senior Regulatory Expert répond à trois questions des clients et des contacts du secteur. Si vous avez des questions complémentaires, n'hésitez pas à commenter cette page ou à nous envoyer un message.

[00:11:01] Bienvenue sur un nouveau blog Vaisala consacré cette fois à la surveillance continue et aux systèmes de cartographie. Mon nom est Janice Bennett-Livingston. Je suis directrice marketing en sciences de la vie chez Vaisala et je suis accompagnée encore une fois de Paul Daniel, notre expert senior réglementation GxP. Passons directement aux questions. Aujourd'hui, nous allons aborder trois thèmes particulièrement intéressants.

[00:11:30] Première question : « Lorsque les capteurs de température sont hors des limites de la plage de fonctionnement pendant la surveillance périodique, quels contrôles devons-nous effectuer ? »

Paul : Ceci peut arriver. Les capteurs ne respectent plus les spécifications.  En général, c'est dû à quelque chose de très simple : portes laissées ouvertes, pannes de courant ou phénomènes similaires. Mais cela arrive, en effet. En général, une bonne spécification ou réglementation ne prendra pas uniquement les spécifications de l'appareil en compte, disons 2 à 8 °C pour un réfrigérateur, mais aussi l'heure et la plage de températures afin de définir des écarts acceptables. Les écarts sont un point important. Par exemple, nous pouvons définir que le réfrigérateur peut être hors spécification pendant une durée maximum de 30 minutes tant que la sonde de température demeure entre zéro et 15 °C. Et qu'un écart de ce type peut apparaître une fois maximum toutes les 24 heures. Donc 30 minutes, une fois toutes les 24 heures, entre zéro et 15 pour ce réfrigérateur.

Mais ce n'est qu'un exemple. Autrement dit, en présence d'une condition hors spécification mais conforme aux écarts définis, il n'est pas nécessaire de prendre des mesures d'amélioration officielles de la qualité pour remédier au problème. Il faut réagir à cet écart identifié probablement grâce à l'alerte donnée par le système de surveillance. Mais comme l'écart ne dépasse pas les limites de tolérance, il n'est pas nécessaire d'intervenir au niveau de la qualité.

Par contre, si les seuils des écarts sont dépassés, il faut prendre des mesures correctives car les limites de température et de temps n'ont pas été respectées. Il faut alors prendre des mesures officielles. Encore une fois, les mesures spécifiques sont déterminées par la procédure ou la réglementation sur la surveillance. Elles comportent généralement un rapport sur les écarts ou les états hors spécification de manière à pouvoir évaluer l'influence sur la qualité de l'écart des produits conservés dans le réfrigérateur.

Il est recommandé de contrôler régulièrement la performance de ce réfrigérateur.  Si, pour une raison quelconque, un nombre d'écarts inhabituel est constaté sur une unité, il faudra vérifier ce point pour en déterminer la cause. Ceci pourrait avoir lieu dans le cadre d'une maintenance préventive, si nécessaire. Il est possible qu'une charnière de la porte soit endommagée ou que les utilisateurs n'aient pas été instruits correctement  et ne referment pas la porte comme il se doit. Cela vous semble absurde, mais cela arrive.

[00:13:48] La deuxième question porte sur la surveillance d'un incubateur :
« Si nous décelons des points chauds ou des points froids dans les incubateurs, lequel devons-nous prendre en compte ? » Devons-nous surveiller les deux emplacements lors de la surveillance de routine quotidienne ? »

Paul : Cette question est l'une de mes préférées. La réponse est claire : Vous n'avez besoin que d'une sonde de surveillance par incubateur. Pas besoin de la fixer sur le point chaud ou le point froid. Vous la fixez sur la paroi, sur le côté, plus précisément du même côté que la poignée de la porte. Vous la positionnez suffisamment loin des ouvertures de porte de manière à ne pas trop influencer les mesures. C'est là que pratiquement toutes les sondes de surveillance sont placées sur les réfrigérateurs, congélateurs, incubateurs ou chambres de stabilité.

Honnêtement, je vois rarement autre chose car c'est une méthode de surveillance simple, répétable, durable et fiable pour déterminer si ces chambres sont dans des conditions alarmantes. Comme par exemple, une panne de courant, une porte laissée ouverte ou tout autre défaut important.

Il faut préciser qu'avant la révolution causée par l'introduction des Bonnes pratiques de distribution il y a huit ou 10 ans, aucun document ne mentionnait la nécessité de déterminer les points chauds et froids. Les instructions ne spécifiaient aucunement la mise en place d'un capteur dans ces locaux pour procéder à la surveillance. Nous avons donc été bouleversés par les Bonnes pratiques de distribution, et nos autorités de régulation ont dû faire en sorte que le personnel opérateur soit instruit et formé. Ces personnes qui travaillaient dans les entrepôts et les pharmacies n'avaient généralement aucune notion de cartographie et de surveillance. Souvent il s'agissait de débutants qui n'avaient aucune connaissance des processus de validation.

Les autorités de régulation devaient simplifier les procédures et instruire ces personnes, mais elles ont surestimé l'importance des points chauds et des points froids. Malheureusement, elles se sont écartées des simples recommandations concernant l'utilisation de ces points chauds et froids pour informer sur nos positionnements ou nos choix. Elles ont fait l'erreur de déclarer que les capteurs de surveillance devraient être positionnés au niveau d'un point chaud et d'un point froid. Il suffit de réfléchir un peu pour constater que c'est ridicule. Par exemple : vous avez un incubateur relativement petit avec le point chaud au centre et un point froid dans le coin. Il faut donc positionner deux sondes à l'intérieur de l'appareil et l'une des deux, exactement au milieu de l'espace utilisable. C'est exactement le point utilisé de préférence pour les boîtes de Petri. Il reste donc à sécuriser cette sonde pour être certain qu'elle ne bougera pas. Il faut aussi prévoir un boîtier pour la protéger des éventuels dommages. Vous avez donc utilisé le milieu de l'espace.

C'est absurde si vous réfléchissez un peu sur la question. Pas étonnant que personne ne le fasse. Dans toute ma carrière, je n'ai vu qu'un seul appareil équipé de deux sondes dans chaque chambre pour surveiller les points chauds et les points froids. Et les utilisateurs parlaient des mêmes problèmes. D'où vient cette idée ? Je pense qu'il s'agit d'une pratique historique qui repose sur un malentendu. Avant l'utilisation généralisée des ordinateurs en liaison avec la cartographie des températures, nous devions établir les statistiques manuellement, avec une calculatrice. Nous devions nous aider de nos yeux pour trouver les valeurs les plus élevées sur un imprimé. C'était la méthode la plus simple pour chiffrer des valeurs, avec une pile de données. Si le test avait donné les résultats escomptés, il fallait déterminer la température maximum et la température minimum : toute autre valeur était soit inférieure, soit supérieure, sans extrême. Il suffisait de connaître les températures maximum et minimum. C'était la même chose qu'un point chaud ou un point froid.

Donc, les températures max/min étaient importantes du point de vue de l'analyse car elles permettaient de déterminer rapidement si le test avait été réussi. Les points chauds et froids n'avaient aucune importance. Ils n'ont toujours aucune importance. Il s'agissait uniquement de la méthode la plus simple pour analyser les données manuellement. Encore une fois. Les points chauds et les points froids n'ont aucune importance si toutes vos données respectent les spécifications et donc vos critères de tolérance.

Nous avons procédé à cette cartographie, cette validation pour démontrer que la chambre est capable de maintenir les températures correctes. Si ceci a été effectué correctement, nous pouvons être certain que l'appareil fonctionne. La surveillance permet de détecter les événements impossibles à prédire avec une étude de cartographie, comme des portes laissées ouvertes, des pannes de courant, etc. La cartographie ne sert pas à vérifier les faibles écarts au niveau des points chauds et des points froids. Voilà pourquoi nous avons cartographié le système. Pour conclure et revenir à ma bête noire, je ne crois pas qu'il soit nécessaire de surveiller les points chauds et les points froids dans un incubateur. Si vous parlez d'un entrepôt, c'est une tout autre histoire. Mais pas pour un incubateur.

[00:18:28] Ok, merci. En récompense à votre réponse particulièrement détaillée, j'ai une autre question qui va vous plaire. C'est une question qui nous est posée fréquemment :

« Le système de surveillance continue viewLinc est-il conforme à la réglementation 21 CFR Part 11 ? »

Paul : Chaque fois qu'un client pose ce type de question, à savoir si viewLinc est conforme à la réglementation 21 CFR Part 11, annexe 11, PIC/S ou à une réglementation comparable, j'y vois l'occasion de l'informer. La réponse la plus objective à ce genre de question est : viewLinc n'est pas conforme à la réglementation 21 CFR Part 11 ou à toute autre réglementation.  Je sais que cela peut sembler bizarre. Permettez-moi de m'expliquer.

Ces réglementations, 21 CFR Part 11 de l'agence américaine FDA et les réglementations GxP émises par l'Agence européenne des médicaments s'appliquent aux entreprises qui produisent et commercialisent des produits pharmaceutiques, des appareils médicaux, des produits cosmétiques et tout autre produit soumis à la réglementation GxP. Chez Vaisala, nous fabriquons des logiciels et des périphériques de mesure. Nous ne sommes tout simplement pas concernés par ces réglementations et par conséquent, ces réglementations ne s'appliquent pas à nos produits comme viewLinc. Les réglementations GxP concernent nos clients ; les personnes qui utilisent notre système viewLinc et nos capteurs pour fabriquer des médicaments, des appareils médicaux et tout autre produit pharmaceutique.

Par analogie : c'est comme si vous demandiez à Mercedes Benz si leurs véhicules sont conformes aux réglementations routières des États-Unis.  Les États-Unis ont défini des normes de sécurité nationales pour les constructeurs automobiles, comme par exemple les distances de freinage minimum, les ceintures de sécurité, les airbags, etc. Ces réglementations routières concernent les conducteurs de ces véhicules, et non les constructeurs, autrement dit ni Mercedes, ni Chevrolet. Les réglementations routières regroupent différentes lois. Un véhicule Mercedes doit avoir une pédale de frein en état de marche. C'est une obligation légale. Mais c'est au conducteur de respecter les réglementations routières et d'utiliser cette pédale de frein pour stopper le véhicule au feu rouge.

Il arrive que les clients ne comprennent pas cette différence quand ils demandent si le système viewLinc est conforme aux réglementations sur la fabrication des médicaments. Je n'aime pas dire que oui, notre système est conforme à la réglementation 21 CFR Part 11 car ce n'est pas entièrement vrai. En répondant par l'affirmative, j'affirme que nous ne comprenons pas vraiment la différence, à savoir à qui s'applique la réglementation 21 CFR Part 11.

Qu'est-ce que nos clients veulent savoir exactement ? Je pense qu'ils veulent poser la question suivante : « Si j'utilise viewLinc pour surveiller mes produits pharmaceutiques, est-ce que je serai en conformité avec les réglementations à respecter ? » Encore une fois, la réponse dépend de la manière dont vous l'utilisez. Tout comme pour un véhicule, le conducteur doit respecter les réglementations routières en utilisant correctement les freins, l'accélérateur et le volant.

J'aime répondre à cette question sur la conformité de viewLinc comme suit : « viewLinc est conçu pour vous aider à être conforme aux réglementations. »

Il suffit de consulter un chapitre des réglementations de l'agence FDA  Part 11, des réglementations européennes ou PIC/S pour constater que 90 % de ces réglementations portent sur la documentation des procédures par écrit et les rapports sur la formation destinés à garantir que les personnes concernées sont instruites sur les procédures. Les autorités de réglementation veulent une preuve écrite du respect des procédures. Toutes les réglementations portent sur des procédures à respecter.

Dans certains chapitres des réglementations, il est question d'audit trails. Mais il est clair que plus de 90 % de ces réglementations portent sur l'utilisation d'un système, la mise en place des procédures opérationnelles normalisées (de l'anglais SOP) et sur le respect ou non de ces procédures.  Donc, la meilleure réponse que je peux vous donner est que viewLinc est conçu pour assurer le respect des réglementations GxP. Je ne peux pas affirmer qu'il est conforme aux réglementations 21 CFR Part 11, mais je peux vous répéter autant de fois que vous voulez que viewLinc est conçu pour vous permettre d'assurer la conformité du système.

[00:22:40] Nous avons un livre blanc sur les fonctions du logiciel viewLinc qui vous aident à respecter les réglementations 21 CFR Part 11 et l'annexe 11. Nous disposons d'un document similaire sur le système de cartographie vLog. Merci de votre intérêt. À la prochaine fois — restez en bonne santé.