Dans ce blog vidéo, vous découvrirez comment mettre à jour votre système de surveillance continue Vaisala viewLinc, une solution fiable et conforme pour surveiller la température, l'humidité et d'autres paramètres dans différentes applications sous réglementation GxP. John Coen, ingénieur de projet senior chez Vaisala, vous expliquera les avantages et les défis de la mise à jour du logiciel viewLinc soumis à un développement continu pour répondre aux changements apportés du côté du client en matière de besoins et de réglementations. 

John Coen vous présentera également les bonnes pratiques et vous conseillera sur la façon de planifier et d'exécuter une mise à jour réussie, tout en minimisant l'impact sur vos opérations et le statut de la validation. Que vous soyez un utilisateur actuel ou potentiel du système de surveillance viewLinc, ce blog vidéo vous apportera des réponses et des informations précieuses sur la manière de maintenir votre système à jour et sécurisé.

Transcription modifiée :
Janice : Bonjour et bienvenue sur ce blog vidéo. Aujourd'hui, nous parlons du système de surveillance Vaisala viewLinc. Nous souhaitons la bienvenue à l'ingénieur de projet senior John Coen.

John : Bonjour. Merci de m'avoir invité. 

Janice : Merci d'être venu. Ce blog vidéo a été demandé par de nombreuses personnes. En effet, beaucoup d'utilisateurs aimeraient savoir quand, comment et pourquoi mettre à jour leur logiciel lorsque nous mettons à jour le logiciel viewLinc. Le logiciel viewLinc fait partie d'un cycle de développement continu, comme la plupart des logiciels. Nous vivons dans un monde où les logiciels sont omniprésents. Nous devons donc tous mettre à jour nos téléphones et nos ordinateurs, parfois nos téléviseurs et nos voitures. C'est important. Il y a toujours des correctifs de code, des mises à jour de sécurité et parfois même de nouvelles fonctionnalités. John, pouvez-vous nous expliquer comment vous aidez les utilisateurs de viewLinc à mettre à jour leur logiciel ? 

John :  Oui, volontiers. Dans le système de surveillance viewLinc, les mises à jour sont un peu différentes des autres appareils et logiciels que nous utilisons. Les mises à jour logicielles sont importantes et nécessaires. Parfois, sur certains appareils et logiciels, elles sont exécutées en arrière-plan. Parfois, ces procédures nous gênent, comme lorsque notre téléphone essaie de se mettre à jour quotidiennement. 

De plus, il y a parfois des améliorations, des fonctionnalités et des choses importantes que nous attendons avec impatience dans viewLinc. Nous interagissons donc tous avec ces mises à jour de différentes manières. Mais, sur votre système de surveillance, il existe des différences significatives que j'aimerais aborder ici... 

Le système de surveillance viewLinc est un système fermé conçu pour être conforme à la réglementation 21 CFR Part 11 de la FDA. Cette réglementation stipule des éléments comme le contrôle d'accès qui sont intégrés au logiciel. Les pistes d'audit et l'intégrité des données sont primordiales dans ce type de système. Quand il y a des mises à jour et que vous décidez de les installer, vous ne voulez pas toujours un processus automatique. Vous voulez peut-être choisir l'heure de la mise à jour.

Le système de surveillance viewLinc est validé. Nous consacrons beaucoup de temps et de ressources à qualifier et à documenter l'installation et le fonctionnement du système dans notre document IQOQ. Les mises à jour ou les changements que nous apportons à un système validé doivent avoir lieu sous contrôle des modifications. Un système de surveillance est critique. Nous devons maintenir la disponibilité et la fonctionnalité du système et nous assurer que nous restons dans un état validé. 

Il existe donc des exigences supplémentaires à respecter lors de la mise à jour de votre système de surveillance. Nous voulons vraiment être certains de sauvegarder viewLinc avant la mise à niveau. Ainsi, en cas de problème pendant la mise à niveau, nous voulons pouvoir rétablir l'état du système d'avant la procédure, quand il fonctionnait encore parfaitement.

La sauvegarde du système viewLinc est donc critique. Encore une fois, nous devons respecter un processus de contrôle des modifications qui sera exécuté dans le cadre de la mise à jour de notre logiciel. Lorsque vous effectuez la mise à jour, comme il s'agit d'un système validé, il y aura un certain nombre de validations qui accompagneront la mise à jour. Cette validation est partielle ou totale quand il s'agit d'une mise à jour majeure ou quand vous passez d'un ancien serveur à un nouveau serveur. 

Il peut également y avoir des tests et une documentation supplémentaires spécifiques à vos besoins ou à l'utilisation. Comme je l'ai mentionné précédemment, le processus peut être plus complexe si vous passez également à un nouveau serveur. Avec tous ces efforts supplémentaires et la nature critique de ce système, nous voulons vraiment être sélectifs quant aux raisons de la mise à niveau et au calendrier. C'est ce dont nous parlons aujourd'hui.

Vous avez donc de bonnes raisons de vouloir procéder à une mise à jour. Vous pouvez diviser vos raisons en catégories. Il se peut que quelque chose de vraiment critique vous amène à souhaiter une mise à jour. Vous avez besoin d'un correctif de code crucial ou d'une amélioration de la sécurité, des moyens sûrs pour vous assurer que votre système fonctionne correctement. Il s'agit de mises à jour importantes que vous souhaiterez probablement effectuer.

Il peut également y avoir des raisons moins critiques, mais néanmoins importantes, de procéder à une mise à jour. De nouvelles améliorations et des fonctionnalités qui seront importantes pour utiliser le système. Il s'agit de mises à jour spécifiques de la manière dont vous utilisez le système. (Remarque : par exemple, l'installation d'une nouvelle version linguistique de viewLinc.)

Ensuite, il y a quelques mises à jour facultatives. Il s'agit de fonctionnalités ou d'améliorations qui peuvent simplifier un peu les choses, vous faciliter la vie et vous faire gagner du temps. Vous disposez peut-être d'une nouvelle option matérielle que vous souhaitez pouvoir utiliser avec le système lorsque vous l'étendez. Donc, vous voulez vraiment prendre en compte toutes ces raisons et les comparer ensuite aux risques, efforts et coûts de la mise à jour. 

Janice : C'est vrai. Il semble donc qu'il ne s'agisse pas d'une solution « unique » pour un client viewLinc. Il faut vraiment que les gens se posent ces questions avant d'aller de l'avant. Nous envoyons des e-mails sur la mise à jour logicielle dans le cadre de notre Contrat de maintenance du cycle de vie. Nous envoyons également des e-mails aux clients pour les informer qu'une mise à jour logicielle est disponible.

Quand quelqu'un reçoit l'un de ces e-mails de mise à jour, peut-il nous appeler et demander des précisions ? 

John : Oui, bien sûr. Nous envoyons régulièrement ces e-mails pour informer sur les mises à jour. Nous documentons  tout dans les détails, les correctifs de code utilisés, les nouvelles fonctionnalités et toute fonctionnalité matérielle éventuellement ajoutées. Tout est bien documenté et détaillé. Nous fournissons des errata détaillés sur notre site Web qui présente tous ces types de modifications logicielles. Nous donnons également des recommandations concernant la validation si vous deviez effectuer la mise à jour.

Il arrive qu'un client qui a reçu cet e-mail de mise à jour, me contacte pour me demander : « Faut-il effectuer la mise à jour ? Pourquoi ? »  

Nous regardons alors la mise à jour de plus près, ses contenus et lui demandons : « Y a-t-il un élément dans la mise à jour que vous qualifiez d'important ? »   Souvent, le client répond : « Nous aimons cette nouvelle fonctionnalité » ou « Nous avons parlé à votre équipe de l'assistance technique et avons remarqué qu'il y a un bogue qui risque de compromettre notre système. »

Dans certains cas, le client répond : « Non, en fait, le système est génial. Il fonctionne comme nous le souhaitons. Nous n'avons eu aucun problème. » Dans ce cas, nous disons : « D'accord, voyons ce qui se passe en aval. Il y aura peut-être une nouvelle fonctionnalité ou une amélioration qui justifierait une mise à jour à ce moment-là. »  

Avec bien sûr, cet effort de validation supplémentaire qui sera alors nécessaire. Nous rencontrons régulièrement nos équipes commerciales et l'équipe du développement logiciel viewLinc. Comme  nous avons une ligne directe avec ces groupes, nous connaissons les fonctionnalités et les améliorations à venir afin de pouvoir aider les clients à prioriser les éléments importants dans les futures mises à jour de viewLinc. 

Janice : J'ai récemment reçu un e-mail de notre directeur de produit. Il voulait avoir la preuve qu'un de nos clients viewLinc avait reçu un e-mail de mise à jour du service logiciel plus tôt dans l'année. Le client l'avait demandé parce qu'un tiers vérifiait s'il recevait des messages de mise à jour logicielle. J'ai pu lui montrer que oui, ce mail a bien été envoyé à cette personne ce jour-là. Notre directeur de produit était satisfait et le client était heureux d'avoir une preuve documentée de l'envoi de l'e-mail. 

Mais cela soulève une autre question... Je me demande si certains de nos clients ont intégré dans leur système de gestion de la qualité une option pour certaines applications critiques, à savoir l'obligation d'effectuer une mise à jour quand un correctif de code ou une mise à jour de la sécurité est disponible pour le logiciel ou un système informatisé utilisé dans ces applications. Pensez-vous que ce soit le cas ?

John : Oui, bien sûr. Le département commercial reçoit souvent des spécifications concernant les exigences utilisateurs de la part de nos clients. Il s'agit parfois d'exigences qui sont intégrées au document. En effet, le système est si critique qu'ils ont mis en place des processus pour garantir le fonctionnement des systèmes ainsi que des procédures à suivre pour résoudre les éventuels problèmes. Oui, c'est une exigence courante des clients. Et comme nous l'avons dit, chez Vaisala, nous veillons à ce que nos clients soient informés de tous ces changements. 

Janice : Souvent, nos clients contribuent à la réalisation de certaines modifications logicielles, car ils communiquent avec vous et avec notre équipe d'assistance technique. N'est-ce pas ? 

John : Oui, c'est vrai. Je pense à un client de Cell et Gene Therapy qui souhaitait des modifications dans la manière dont nos rapports d'alarme étaient édités dans leur système. J'ai travaillé avec notre équipe d'assistance technique sur ce thème. L'équipe d'assistance technique a déclaré que nous pouvons aider le client en lui proposant une solution qui consiste à contourner le problème. J'ai également présenté ce cas à l'équipe du développement logiciel viewLinc et lui ai proposé d'intégrer cette fonctionnalité à une version future afin de répondre exactement à la demande du client. Quelques mois plus tard, cette fonctionnalité était disponible pour le client. 

Janice :  Autrement dit, si le client mentionne un problème, vous apportez une solution dont tout le monde profite. Vous avez mentionné que le système est généralement, mais pas toujours, validé pour les applications sous réglementation GxP. La validation peut coûter cher,  même si je sais que notre système rend les choses assez  faciles... nous avons nos documents QI   (Qualification de l'installation) et OQ (Qualification opérationnelle).   Vous travaillez avec les clients pour les aider dans ces processus. Mais  lorsqu'il y a une mise à jour du logiciel viewLinc, nous pouvons parfois donner aux clients des informations sur la manière de valider uniquement les sections qui ont été mises à jour pour ne pas devoir refaire la validation complète du système. C'est vrai ?

John : Oui, c'est parfois affiché sur la page Errata de notre site Web. Notre document IQ/OQ est assez long, car il teste tous les éléments importants du logiciel. Parfois, nous affichons des sections spécifiques de l'IQOQ à exécuter après une mise à jour logicielle pour garantir que la fonctionnalité principale a été retestée.*  

*REMARQUE : Pour vérifier qu'une mise à jour du service donne le résultat attendu, le moyen le plus sûr est de toujours effectuer une exécution complète de l'installation du logiciel viewLinc/du protocole de qualification opérationnelle. Nous vous recommandons de suivre vos directives qualité internes et d'effectuer une évaluation des risques afin de définir la bonne approche pour conserver la validation du système.

Janice : C'est vrai. Voici un lien vers la page de mise à jour du service où les utilisateurs peuvent trouver le PDF du document Errata. À nos spectateurs/lecteurs, si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter. Et si vous n'êtes pas sur le continent américain, nous avons des spécialistes comme John dans toutes les régions et une assistance technique aux quatre coins du globe, dans nos bureaux au Japon, en Chine, dans toute l'Europe et en Amérique latine. N'hésitez donc pas à nous contacter pour toute question. Merci John d'avoir pris le temps de partager vos connaissances sur la mise à jour de viewLinc. 

John : Merci de m'avoir invité. Cela fait partie de mon travail quotidien, parler des mises à jour logicielles, des améliorations et de la validation. Je le fais avec plaisir.

Janice : D'accord, merci encore et envoyez-nous vos questions.

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Nous espérons que vous avez apprécié ce blog vidéo sur la mise à jour du système de surveillance Vaisala viewLinc et ses mises à jour logicielles. Comme John vous l'a dit, la mise à jour de votre logiciel n'est pas une tâche triviale, mais elle peut vous apporter de nombreux avantages, tels qu'une amélioration des performances, de la sécurité et des fonctionnalités. Vous avez également découvert les bonnes pratiques et des conseils sur la façon de planifier et d'exécuter une mise à jour réussie, tout en gardant votre système validé et conforme. 

Voici quelques ressources supplémentaires :

• Blog : Accéder à la conformité GxP et la conserver : contrôle des modifications pour les systèmes de surveillance environnementale
• Note technique : Comment sauvegarder le logiciel viewLinc Enterprise Server ?
• Vous trouverez également des tutoriels vidéo, des notes techniques et des certificats logiciels dans l'assistance viewLinc.

Si vous avez des questions ou désirez bénéficier d'un soutien pour la mise à jour du logiciel viewLinc, veuillez-nous contacter. Nous sommes toujours à votre disposition pour vous offrir d'excellents service et un haut niveau d'assistance. Merci de votre intérêt et restez à l'écoute pour découvrir d'autres blogs vidéo de Vaisala.