Al recente webinar "Integrità dei dati GxP: ciò che non conosci può renderti non conforme" erano presenti oltre 480 partecipanti. Il grande interesse nell'integrità dei dati per le applicazioni di monitoraggio GxP ha suscitato molte domande, sia durante che dopo il webinar. Paul Daniel, esperto di normative di buona prassi (GxP) di Vaisala, ha risposto a tutte le domande via e-mail, ma siamo lieti di condividerle con le risposte attraverso un blog. 

Nel suo blog si sofferma in modo particolare sulle domande relative alla programmazione delle revisioni periodiche degli audit trail del sistema di monitoraggio.  Se lo desideri, non esitare a lasciare i tuoi commenti. 

Domanda: Qual è il momento migliore per la revisione periodica [degli audit trail] nei sistemi computerizzati?

Risposta:
Il momento migliore per la revisione periodica dipende dal tipo di sistema.  In base alla nostra esperienza con i clienti che utilizzano il sistema di monitoraggio continuo viewLinc, molti eseguono la revisione dell'audit trail contemporaneamente alla normale revisione dei dati.  Nel caso di un sistema produttivo, ad esempio, si eseguirebbe una revisione con ogni lotto.  Invece, per il sistema di monitoraggio di un magazzino, la revisione avrebbe cadenza settimanale o mensile.  

Un sistema informatico dovrebbe, idealmente, offrire un modo per filtrare l'audit trail, per poter esaminare solo i dati dei sensori e del periodo di tempo di interesse allo scopo di limitare il carico di lavoro associato alla revisione.  Senza la possibilità di filtrare in base ai sensori e al periodo di tempo, la revisione richiederà più tempo.  E sappiamo che le attività più lunghe e tediose vengono rimandate. Inoltre, se vengono rilevati errori, sarà più complicato valutarne l'impatto.  Le revisioni dell'audit trail fanno parte di qualsiasi revisione dei dati in un sistema informatico.  Se esiste un rapporto, dovrai esaminare l'audit trail di tutti i dati correlati a quel rapporto.

Domanda: Cosa accade se il sensore è stato ricalibrato ed è risultato essere fuori tolleranza? Dobbiamo scartare tutto il materiale o esiste un'altra soluzione? 

Risposta:  
Di solito c'è un'altra via d'uscita. Scenario: il sensore viene portato al laboratorio di calibrazione e i valori rilevati (As-Found) risultano essere fuori tolleranza.  Non è la fine del mondo.  Naturalmente, dovrai aprire un'indagine, anche se è possibile che non porti a nulla  Ecco alcuni passaggi di base: 

1.    Chiedere al produttore di esaminare il sensore per capire perché era fuori tolleranza.  Se il sensore è guasto, potremmo avere un problema.  Il produttore potrebbe invece essere in grado di fornire informazioni sulle cause di questa condizione e, cosa più importante, sulla direzione in cui i dati verrebbero modificati e di quanto.  

Supponiamo, ad esempio, che il sensore di temperatura fosse fuori tolleranza (±0,5 C) e che indicasse 2 °C in meno. Il produttore è stato in grado di dimostrare che a causa di un guasto fisico il sensore generava un risultato inferiore.  Come minimo, ora possiamo analizzare i dati cronologici per verificare se sarebbero ancora in tolleranza se regolassimo i dati effettivi di 2 °C.  Se siamo certi che l'errore del sensore si verifica in una sola direzione e che i dati regolati rientrano nelle specifiche, non abbiamo problemi. 

2.    Controllare i sensori di riserva. È, ad esempio, possibile che nell'area sia presente un sensore HVAC non calibrato che puoi controllare e confrontare come standard di riferimento. Questo sensore può essere utilizzato come misurazione di riserva.  Se i dati sono corretti, forse abbiamo trovato la via verso la risoluzione.  

3.    Analizzare i dati di temperatura generati dal sensore guasto e vedere se si è verificato un evento percepibile in cui la lettura è cambiata improvvisamente.  Potrebbe trattarsi della data in cui si è verificato il guasto. Individuando la data del guasto, sarai in grado di ridurre la quantità di materiale scartato.  

4.   Eseguire test di qualità sul materiale e verificare se soddisfa i requisiti di qualità noti, nonostante sia stato conservato a una temperatura errata per un periodo di tempo indeterminato. 

Tutti questi passaggi richiedono tempo, ovviamente, ma possono offrire opzioni in un'indagine.  Al termine dell'indagine, non potrai evitare di scartare materiale ma, almeno, hai individuato un potenziale rischio su cui potrai basare le azioni future per evitare che il problema si ripresenti.  Molti nostri clienti eseguono di norma backup ridondanti e/o calibrano più spesso per impedire il verificarsi di questa possibilità. 

Domanda: Hai suggerito una revisione dell'audit trail dopo ogni lotto? Abbiamo tre lotti giornalieri: Dovremmo assumere un dipendente in più...

Risposta:  
Mi scuso se non sono stato chiaro: un audit trail richiede revisioni periodiche.  È un requisito contenuto nelle normative. Ad esempio, nell'Allegato 11 delle Linee guida GMP dell'UE: 9 Audit trail si legge:  "Sulla base della valutazione del rischio, considerare l'integrazione nel sistema della creazione di un record di tutte le modifiche e le eliminazioni rilevanti per le norme di buona fabbricazione (GMP) ("audit trail" generato dal sistema). Per la modifica o l'eliminazione dei dati rilevanti per le GMP, è necessario documentare il motivo. Gli audit trail devono essere disponibili e convertibili in un formato generalmente comprensibile e regolarmente revisionati".  

Le domande quindi sono: 
•   Quando eseguire questa revisione?
•    Come riconosciamo un problema? 
•    Quali azioni intraprendiamo quando rileviamo un problema? 

Dalla prospettiva di un processo, è logico eseguire una revisione dell'audit trail contemporaneamente a una revisione dei dati.  Se l'area monitorata è un magazzino o un'area di stoccaggio in cui i dati vengono rivisti settimanalmente, ha senso eseguire una revisione dell'audit trail in quel momento. Se l'area monitorata è un impianto di produzione, è opportuno controllare e verificare quando e dove vengono rivisti i dati di monitoraggio per ciascun lotto.  

Secondo la mia esperienza, i dati di monitoraggio vengono spesso verificati durante la produzione. Questa operazione ha lo scopo di verificare che i dati di monitoraggio rientrino nelle specifiche nel periodo in cui è stato elaborato il lotto.  Per questo, la revisione dei dati avviene naturalmente.  È logico includere una revisione dell'audit trail nella normale revisione dei dati.  

Nel caso del sistema di monitoraggio continuo viewLinc, l'operazione è abbastanza semplice.  È sufficiente filtrare l'audit trail per il periodo di tempo e i sensori coinvolti nel processo e individuare improvvisi cambiamenti.  Il risultato più probabile è che nelle poche ore di produzione del lotto non siano state apportate modifiche per influenzare la raccolta dei dati da parte dei data logger o il funzionamento degli allarmi.  Questa operazione potrebbe richiedere più tempo, ma l'alternativa è la sola revisione periodica dell'audit trail.  

Supponiamo di rivedere l'audit trail per l'impianto di produzione una volta al mese.  Se identifichiamo un problema, ad esempio qualcuno ha cambiato la frequenza di campionamento su un data logger 21 giorni fa, il problema è potenzialmente grave: trattandosi di 20 giorni di produzione con tre lotti al giorno, dobbiamo capire se la modifica apportata al data logger ha interessato uno di quei sessanta lotti.  

È fondamentale ottenere revisioni incrementali ridotte dell'audit trail anziché una sola grande attività periodica. Una revisione dell'audit trail limitata ai sensori e al periodo di tempo specifici di un determinato processo richiede meno tempo, soprattutto se nell'ambito della revisione puoi cercare e filtrare con facilità i sensori e il periodo di tempo in questione.